ボーイスカウト横浜125団における
個人情報の保護（プライバシーポリシー）について
平成２６年１１月３０日制定
平成２６年１２月１４日改正
ボーイスカウト横浜125団（以下「125団」という。）では、個人情報の保護に関する法律に基づき、125団員等に関する個人情報をプライバシーポリシー（以下「ポリシー」という。）に沿って、管理・運営します。
１．個人情報
個人情報とは、「生存する個人」に関する情報であり、特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができる情報）であり、この団体で取扱う個人情報は、登録番号・スカウト活動履歴・住所・氏名・生年月日・性別・職業・電話番号・電子メールアドレス等です。
２．125団員等及び遵守義務
本ポリシーにおいて125団員等とは、この団体の登録者（スカウト・リーダー・育成会・団委員）をいい、本ポリシーは、全ての125団員等が遵守すべき義務を明確にする目的をもって定めるものです。
３．個人情報の収集・利用
この団体では、加盟登録手続、維持会員申込、各種行事への参加申込、スカウト用品の注文、 共済制度加入手続等で個人情報を収集します。
４．利用目的
この団体が、前３項で収集した個人情報は、次の目的に限定し、他の目的に利用しません。
- 加盟登録処理及び登録名簿、データの作成
- スカウト用品販売システムへの利用
- 各種委員会・役員の名簿・データの作成
- 各種行事の参加者名簿・参加者データの作成
- 各種研修会の参加者名簿・参加者データの作成
- 機関誌購読者データ・配布用データの作成
- 維持会員名簿・データの作成
- 共済契約の引受、管理、履行（事故の調査、適正な共済金の支払等を含みます。）
- 保険契約または再保険契約の締結、同契約に基づく通知並びに保険金または再保険金の請求
- 事故防止のための事故データの分析
- その他スカウト運動で必要なデータの作成
５．本人の同意
この団体では、125団員の個人情報の収集・利用について本人の同意を得るため、利用目的を通知または公表し、本人より口頭、書面により承諾の意思表示をうけることとします。
通知については以下の方法で行います。
- ボーイスカウト横浜125団公式ホームページ上へ、ポリシーを公開し、包括的に利用目的を通知します。
- 加盟登録申請事務の手引き等にポリシーを明記し、包括的に利用目的を通知します。
- 各種申込書、または、その記入説明書（マニュアル）等に個別の個人情報の利用目的及び取扱方法について明記し、個別の利用目的について通知します。
- 承諾については、各種申込書・申請書に記入、提出をもって承諾とします。
６．安全管理
この団体は、125団員等に関する個人データの安全管理のために以下の措置を講じます。
- 組織的には、団委員長を総括責任者として、情報管理については、ホームページ実行委員会を取扱責任者とします。
- 125団員等に関する個人データの登録・修正・削除については、進歩委員が行います。
- 個人情報データーベースの保全・管理については、進歩委員が行います。
- 加盟員等に関する個人情報の取扱いは、その利用目的について専任を受けた者が業務の遂行上必要な限りにおいて行います。
- 加盟員等に関する個人情報を取扱う者は、業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者に知らせ、または不当な目的には使用しません。またその業務に係る職を退いた後も同様とします。
- 個人情報漏えい防止のため、入退館の管理を行います。また職員（嘱託職員、臨時雇用職員を含みます）はＩＤカードを装着します。
- 個人情報漏えい防止のため、個人情報の格納場所は施錠管理します。
- コンピュータ上の電子データについては、アクセスのためのユーザーＩＤ、パスワードにより不正アクセスを防止します。
７．第三者提供
この団体では、以下に該当する場合を除き保有する個人情報の第三者提供を行いません。
- 当該個人情報の対象者本人の同意がある場合。
- 法令等に基づく開示要請を受けた場合。
- 他の青少年団体、この団体と提携事業がある団体において、以下の措置が認められる場合には、必要な範囲内で、覚書を締結した上で個人情報の提供をすることがあります。
- 提供先において、その従事者が当該個人情報の取扱いを通じて知り得た個人情報を漏らし、又は盗用してはならないことが定められていること。
- 提供先における個人情報の保管期間等が明確化されていること。
- 利用目的完了後の個人情報の返却、または提供先における破棄もしくは削除が適切かつ確実になされること。
- 提供先における個人情報の複写及び複製（安全管理上必要なバックアップを除く）が禁止されていること。
８．個人情報の開示
- 本人から、当該本人に関する保有個人情報の開示を求められた場合、その本人と認められた場合は本人に対し遅滞なく保有する個人情報の内容を開示します。
- 前項の規定に基づき求められた保有個人情報の内容の全部もしくは一部について、訂正等を行ったときは、本人に対し遅滞なくその旨を通知します。
９．苦情の処理
- 本人から、保有個人情報が事実でないという理由によって訂正等を求められた場合には訂正等を行い、その内容を本人に対し遅滞なく通知します。
- 本人から、当該本人に関する保有個人情報が利用目的の規定に違反して取り扱われている、又は不正に取得されたものであるという理由によって、当該保有個人情報の利用停止、又は消去を求められ、正当な理由があることが認められたときには、当該状況を是正するために必要な範囲で遅滞なく、当該個人情報の利用停止及び削除を行います。
- 「訂正等」及び「利用停止及び削除」は、当該年度の個人情報に対して行います。
１０．相談窓口
この団体は、125団員等に関する個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理を行うため、苦情及び相談を受け付けるための窓口を設け、必要な体制の整備を行い、開示等の求めに応じる手続については、ボーイスカウト横浜125団公式ホームページに掲載します。
１１．継続的改善
このプライバシーポリシーは継続的に改善を行い、指針は適宜見直します。
１２．改廃
このプライバシーポリシーの改廃は、団委員会の決議を経て行います。